Как выполнить работу в срок

Организованность, дисциплинированность – основные качества специалиста, управляющего проектами для клиента компании. Умение заблаговременно выполнить текущие задание, быстро переключаться на следующую поставленную задачу – залог эффективности трудовой деятельности. Однако работа постепенно накапливается, вызывая желание повернуть время вспять, изменить сроки сдачи готового заказа.

5 нижеследующих практических рекомендаций помогут вовремя предоставить заказчику результаты напряженного труда:

1. Получите подробную информацию

Сперва, добейтесь точного понимания ожиданий клиента. Задавайте прямые вопросы, позволяющие узнать характерные особенности заказа. Начинайте осуществление проекта после внимательного изучения его специфики.

Принимаясь за работу, сперва выясните ряд важных деталей, оказывающих влияние на дальнейшую организацию рабочего процесса: цели проекта, функциональные обязанности членов команды, ключевые даты и окончательные сроки сдачи заказа.

2. Разбейте проект на этапы и отдельные задания

Рассчитайте приоблизительную длительность решения поставленных задач. Настройте систему напоминаний, позволяющих отследить промежуток времени, потраченный на выполнение каждого задания. Помните, дела редко идут по намеченному плану.

3. Поддерживайте связи с заказчиком

Просьбу о продлении сроков сдачи проекта намного легче вынести, когда она поступает заранее.

Стесненные временные рамки, необходимость наверстывать упущенное требуют предельной концентрации внимания. Однако общение с клиентом необходимо. Такой подход даст возможность согласовать контрольные точки, внести требуемые коррективы.

Помогайте заказчику, порой не компетентному в вопросах организации рабочего процесса, объясняя доступным языком, какие материалы и необходимо предоставить.

Поддержание связей позволяет управлять ожиданиями клиента, если понимаете, что вам может потребоваться больше времени. Проверка графика, внесение необходимых правок приносит пользу активным участникам рабочего процесса.

4. Не отвлекайтесь

Легко потерять счет времени, обновляя корпоративный профиль в Facebook, публикуя новости компании в Twitter, особенно рано утром перед началом рабочего дня. Помните, постоянное посещение онлайн-чатов, просмотр новой серии любимого сериала, рассматривание фотографий друзей вряд ли поможет выполнить работу вовремя. Проявите твердость, устраняя любые отвлечения. Выключите телевизор, уберите журналы, закройте развлекательные сайты. Чувствуете недостаток силы воли? Установите специальные программы, препятствующие доступу в интернет! Очистите рабочий стол. Уберите лишние предметы, мешающие достижению поставленной цели.

5. Заручитесь поддержкой коллег

Попытка проявить героизм, вытягивая в одиночку серьезный проект, редко приносит успех. Обязательно привлекайте к выполнению работы других сотрудников, особенно специалистов высокого класса в определенной сфере деятельности. Порой в процессе взаимодействия становится заметна польза постоянного сотрудничества, оставляющего заказчика более довольным, удовлетворяя насущные потребности наилучшим образом.

Наличие конечных сроков играет огромную роль: дисциплинирует, помогает эффективно организовать свое время, учит расставлять приоритеты, заставляет постоянно двигаться вперед. Выполнение проекта вовремя является отличным мотивирующим фактором, способствующим повышению репутации компании, улучшению отношений с клиентами.